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Artículos y notas sobre cobranzas


¿Cómo prevenir impagados?

Por Pere J. Brachfield*

¿Cómo prevenir impagados?Introducción

Muchas empresas tienen todavía una visión miope de sus objetivos, puesto que sólo dan prioridad absoluta a la función de  vender. Aunque vender es importante,  lo que realmente hay que conseguir es vender con beneficio y cobrar lo antes posible los productos que se han vendido a los clientes. Si una empresa no sigue este principio no sobrevivirá mucho tiempo en el mercado actual 

Hoy en día la mayoría de las empresas están obligadas por los condicionantes del mercado a conceder crédito a sus clientes. Sin embargo no todas están tomando las precauciones más elementales para evitar los impagados y los retrasos en el cobro. 

¿Qué significa vender a crédito?

Toda venta a crédito supone un riesgo hasta que no se ha conseguido cobrar íntegramente del cliente el importe de la factura adeudada.

Por ello en cualquier venta a crédito existe la incertidumbre de cobro hasta el final, por lo que las empresas deben tener como principio fundamental de filosofía comercial que una operación de venta a crédito no finaliza  hasta que no se cobra. 

En una venta a crédito el proveedor está dispuesto a entregar unos bienes o prestar unos servicios al cliente solamente a cambio de una promesa de pago en una fecha determinada en el futuro.  La clave del  porqué se vende a crédito viene de la etimología de la propia palabra “crédito”, que tiene su origen en el latín “creditum”, lo que significa confianza.  Por lo tanto es la confianza en la promesa de pago del cliente que permite al proveedor el entregar una mercancía sin reclamar el cobro inmediato.
 

La concesión del crédito

Aunque pueda parecer una perogrullada, la mejor forma de acabar con los impagados es evitándolos. Por ello es vital que las empresas no concedan créditos comerciales a los compradores insolventes o a los malos pagadores.

La concesión de créditos es un punto clave en la gestión del riesgo de clientes, puesto que las medidas preventivas tienen su piedra angular en saber seleccionar sabiamente la cartera de clientes. Antes de otorgar un crédito a un nuevo cliente, el responsable de créditos debe filtrar previamente a todos los solicitantes de crédito y descartar los morosos en potencia.

Por consiguiente las empresas proveedoras no pueden permitirse el lujo de confiar en todos los clientes que desean comprar a crédito, ya que la confianza  de que se cobrarán las ventas hechas a un  nuevo comprador no puede ser otorgada de manera automática. Las empresas antes de realizar una venta a crédito a un nuevo cliente deben comprobar  siete puntos básicos:  

·        solvencia

·        disponibilidad de tesorería

·        resultados

·        nivel de endeudamiento

·        arraigo

·        buenos hábitos de pago

·        perfil e historial de los socios y administradores
 

Solvencia

*  Entendemos como solvencia  la capacidad de una persona física o jurídica para atender los pagos a medio y  largo plazo. Hay varias formas de determinar la solvencia de una empresa, pero siempre en relación a que su activo circulante supere ampliamente el pasivo exigible a corto.

Nunca hay que conceder crédito a una empresa que sea insolvente, es decir cuyo activo circulante sea inferior a su pasivo exigible a corto, puesto que esta empresa estaría en una situación de insolvencia técnica o suspensión de pagos.  

Disponibilidad de tesorería

*  La disponibilidad de tesorería es el total de los activos líquidos que dispone una empresa para hacer frente a sus pagos. A este disponible se le ha de añadir el realizable que puede ser transformado fácilmente en efectivo en un momento dado.

Este punto es muy importante puesto que hay algunas empresas que tienen una elevada solvencia teórica ya que sus activos circulantes son muy superiores a sus pasivos exigibles a corto. No obstante no es recomendable conceder créditos a estas empresas puesto que sus activos circulantes  están formados principalmente por existencias de lenta realización, cuentas de clientes  de difícil cobro y efectos a cobrar pendientes de vencimiento. Por lo tanto este tipo de empresas tendrán dificultades a la hora de realizar el pago, ya que carecerán de disponible líquido para pagar sus deudas.  

Resultados

* Los resultados de una empresa son fundamentales a la hora de conocer su viabilidad y continuidad en el futuro. Para saber si una empresa es sólida y tiene posibilidades de futuro es conveniente comprobar su cuenta de pérdidas y ganancias, averiguando sus beneficios y su rentabilidad.

Otro dato de gran interés es el  “cash flow” o flujo de caja económico que ha generado la empresa, lo que se obtiene sumando beneficio y amortizaciones y servirá para conocer su capacidad para generar fondos a través de su actividad ordinaria.  

Endeudamiento

* El nivel de endeudamiento es un dato muy importante para evaluar la salud financiera de toda empresa. Muchas empresas ya nacen con una insuficiente aportación de capital por parte de los socios y deben endeudarse excesivamente para compensar esta falta de recursos propios. Las  deudas de una empresa no deben por regla general superar el 60 % del pasivo, puesto que las empresas con mayor índice de endeudamiento están descapitalizadas y con una estructura financiera muy precaria.

Asimismo hay que distinguir entre el endeudamiento a largo y a corto plazo, puesto que el excesivo endeudamiento a corto plazo es signo de mala calidad de la deuda de la empresa, lo que le obligará al pago de intereses bancarios muy elevados.  

Arraigo

* El arraigo de una empresa es el grado de solidez  y antigüedad en el mercado, es un dato que sirve como garantía de  continuidad en el futuro. Es un elemento cuya cuantificación no siempre es fácil de realizar, no obstante el año de fundación de la empresa es el dato más objetivo que se puede utilizar.

 Como norma general y basándose en datos estadísticos,  toda empresa con más de 10 años de existencia da una mayor garantía adicional de arraigo y continuidad, por lo que son las empresas con mayores posibilidades de permanecer en el mercado. Por el contrario las empresas de menos de 5 años de vida presentan un mayor índice de siniestralidad empresarial. Asimismo las empresas con menos de 2 años de existencia son las que más fácilmente desaparecen y por consiguiente son las que más hay que controlar a la hora de otorgarles un crédito comercial.  

Hábitos de pago

*Los hábitos de pago de las empresas son un elemento muy importante para decidir la venta a crédito, puesto que una empresa puede ser muy solvente y tener una tesorería muy saneada, pero retrasarse al máximo en los pagos a proveedores como política de empresa.

Otras empresas menos solventes incurren  continuamente en devoluciones de efectos o impagados como comportamiento habitual con sus proveedores.

Por lo tanto una vez comprobado el historial de incidencias de pago del futuro cliente, la mejor manera de conocer los hábitos de pago de un comprador, es solicitando informes a otros proveedores antiguos, ya que son los únicos que podrán informar de manera fiable sobre sus costumbres de pago y su reputación comercial.  

Los socios y administradores

*En el caso de las pequeñas y medianas empresas, detrás de cada negocio hay un emprendedor (o como máximo dos o tres socios). Por consiguiente una empresa –y aún más en el caso de las pequeñas y medianas– es el fiel reflejo de la personalidad de sus propietarios. Por lo tanto es conveniente conocer las personas físicas que se encuentran detrás de la forma societaria, y averiguar sus antecedentes empresariales y su honorabilidad mercantil. El perfil empresarial –y también el humano– del propietario (o de los propietarios) así como el currículum del administrador de la compañía son unas buenas pistas para conocer cual será el comportamiento de la empresa.
 

Análisis global

En la actualidad los proveedores pueden acceder fácilmente a las informaciones recogidas en los puntos precedentes gracias a las numerosas empresas de información comercial que existen. Estas empresas de información disponen de bancos de datos informatizados, gracias a los cuales pueden proporcionar toda la información existente sobre un posible cliente en muy pocos minutos y a un coste muy reducido.

Cuando el riesgo es elevado es recomendable solicitar un informe comercial completo en el que exista investigación añadida sobre la situación actual del cliente.

Una vez verificados estos puntos, se puede tomar la decisión  final sobre si es conveniente o no conceder un crédito a un nuevo comprador.

Gracias a esta  simple investigación para cada nuevo cliente, la empresa vendedora se ahorrará mucho dinero en impagados y evitará vender a morosos o defraudadores.

En caso de existir dudas razonables sobre la solvencia o buen comportamiento de pagos de un posible cliente,  es mejor venderle al contado, o en todo caso exigirle un aval bancario que cubra un posible incumplimiento.
 

El límite de crédito

Una vez que se ha aceptado a un nuevo cliente como merecedor de un crédito comercial, el segundo paso que ha de dar la empresa suministradora es el de determinar su límite de crédito.

Existen varias maneras de fijar el límite de crédito, y es conveniente que cada empresa desarrolle el más adecuado según las características de su sector y mercado.

El límite de crédito deberá figurar en la ficha del cliente y será respetado por todos los empleados de la compañía, ya que no se podrá sobrepasar dicho límite sin permiso expreso de la dirección financiera o del Credit Manager.

El departamento de créditos debe controlar el riesgo disponible que tienen todos los clientes y comprobar que esté dentro de los límites de riesgo concedido. Para conocer el riesgo disponible hay que restar del límite de crédito otorgado al cliente, el riesgo ya cubierto. El riesgo cubierto se obtiene no solamente teniendo en cuenta las facturas pendientes de cobro, sino también  sumando los pedidos en cartera, los pedidos ya servidos pero todavía no facturados, los efectos pendientes de vencimiento y los documentos de cobro ingresados en el banco pero a la espera del resultado de cobro.

Asimismo es conveniente incluir en el riesgo cubierto los cheques o pagarés pendientes de vencimiento, y no caer en el error de algunas empresas que consideran la entrega de cheques y pagarés como equivalentes a un pago en efectivo aplicando el pago sin ninguna reserva a la cuenta del cliente. Esta práctica totalmente inadecuada puede provocar problemas en caso de resultar impagados dichos instrumentos de cobro ya que se dispararía a límites peligrosos el riesgo real con el cliente que ha impagado.

En el caso que la empresa proveedora disponga de la información adecuada acerca del riesgo disponible de sus clientes, será prácticamente imposible que ocurran situaciones de insolvencia en las que existan deudores con saldos impagados superiores al límite de crédito concedido.

Control de los clientes

Las empresas no deben de pensar que una vez aceptado un cliente y consolidada una relación comercial con el paso el tiempo, deja de existir el peligro de que dicho cliente impague.

Los peores percances los producen los clientes antiguos en los que la empresa proveedora había depositado una excesiva confianza, rebasando los límites de crédito y descuidando las más elementales normas de credit management.

La situación de las empresas es muy dinámica, y un buen cliente de hoy puede ser un moroso el mes que viene. Por lo tanto es conveniente renovar de forma semestral los informes de solvencia y situación financiera de los clientes más importantes. Asimismo los representantes y el equipo comercial de la empresa deben tener instrucciones de comunicar a dirección comercial cualquier información o rumor sobre el estado financiero de los clientes.

En cualquier caso en caso de dudas se debe siempre comprobar concienzudamente la situación financiera de un cliente,  por muy saneado que  éste nos parezca. Es siempre mejor tener que pagar el coste de un informe comercial que sufrir las consecuencias de un percance empresarial.
 

Las señales de alarma a controlar

El departamento de créditos de la empresa debe estar especialmente alerta ante ciertas señales de alarma que indican una  crisis latente del cliente. Estas señales de alerta son:  

·        La primera devolución o retraso en la reposición de fondos.

Cuando se produce la primera incidencia de cobro es necesario investigar las causas reales del impago. Es importante averiguar si se trata de un impagado provocado por una falta de liquidez transitoria de la tesorería del cliente,  mala gestión administrativa o es una situación de crisis de su estructura financiera que empieza a emerger.

Ante esta situación es conveniente plantearse la renovación de los informes sobre el cliente afectado y comprobar el estado de su salud financiera.

En todo caso  aunque el cliente haya cancelado el impagado, es imprescindible no perderlo de vista y realizar un seguimiento de su comportamiento de pagos en el futuro.

En cualquier caso la reacción del proveedor ante cualquier incidencia en el cobro de una factura debe ser dinámica y ágil, poniéndose inmediatamente en contacto con el cliente y transmitiéndole una imagen de profesionalidad y eficacia. Esta respuesta rápida servirá para hacer ver al cliente que la empresa proveedora no pasa por alto los impagados y evitará que el comprador se acostumbre a demorar el cumplimiento de sus pagos.
 

·        las devoluciones  o impagados continuados

Si el cliente vuelve a impagar y la situación se repite varias veces, es  un síntoma inequívoco que su estructura financiera está en crisis y que el fondo de maniobra del cliente es insuficiente para el buen funcionamiento de su negocio.

En estos casos puede tratarse de un cliente con un serio problema financiero y que se encuentra en una situación de insolvencia técnica o incluso puede ser el principio de un siniestro empresarial.

Ante este tipo de casos es prudente renovar la información disponible de la empresa deudora, y obtener un informe económico-financiero completo de su situación, así como averiguar si está impagando a otros acreedores. Es imprescindible revisar su límite de crédito y si es conveniente cancelarlo provisionalmente.
 

·        la solicitud por parte del cliente de cambios en las condiciones de pago

Cuando el cliente pide un plazo de pago más dilatado del concedido por el proveedor o solicita un cambio en sus condiciones de pago, es importante averiguar si se trata de un problema transitorio o definitivo de disponibilidad de fondos.  También hay que indagar si es debido a que sus propios clientes le han alargado a su vez los plazos de pago y lo que el deudor pretende es repercutir directamente el aplazamiento en sus proveedores.  

En los casos que un cliente solicite un mayor aplazamiento de sus plazos de pago de forma provisional, es necesario recordar que este tipo de concesiones temporales suelen convertirse en definitivas. Por lo tanto no es conveniente otorgar mayores plazos a un cliente con carácter provisional, ya que posteriormente aunque el cliente solucione sus problemas de liquidez,  es muy difícil volver a las condiciones de pago anteriores a la crisis.

Asimismo el ceder a las peticiones de un cliente en estas cuestiones, es dejar la puerta abierta para una nueva solicitud de mayores plazos de pago en el futuro.

Las concesiones de mayores plazos de cobro a los clientes es una política equivocada y representa un peligro para el proveedor, que puede ver con el paso del tiempo desviados sus plazos medios de cobro de forma espectacular.
 

·        Un cliente tiene problemas con sus clientes

Cuando un cliente del proveedor pierde a uno de sus principales clientes por motivos comerciales, o bien  queda afectado por una suspensión de pagos o una quiebra de un cliente importante, el proveedor debe tomar inmediatamente medidas. Esto se debe a que  seguramente se encontrará con que su cliente va a tener  serias dificultades financieras que incluso le pueden llevar a una situación concursal como mecanismo de defensa.

En cualquier caso se deben tomar precauciones, ya que el cliente afectado por el problema se verá ante una crisis de liquidez que le impedirá en el futuro atender correctamente los pagos a los proveedores.

En estos casos se debe revisar el riesgo disponible del cliente afectado y estudiar la posibilidad de congelar provisionalmente las ventas a crédito, al menos hasta tener mayor información sobre la situación financiera del cliente.
 

·        Un cliente pasa pedidos extraordinarios

En el caso que un cliente pasa un pedido mayor de lo habitual y no es por motivos estacionales,  es conveniente comprobar que no haya entrado en una crisis financiera y que  esté preparando un cierre empresarial, una bancarrota o una suspensión de pagos. Los pedidos extraordinarios son en realidad un acopio de materia prima o mercancías  en previsión a la futura crisis empresarial.

También es conveniente indagar que no le hayan cortado los pedidos otros proveedores del mismo sector por falta de pago y esté buscando una fuente de suministro en un proveedor incauto.

Asimismo como medida de precaución se debe averiguar si el cliente se está embarcando en proyectos empresariales de expansión o ampliación de actividades, con lo que existe el consiguiente riesgo de descapitalización en un futuro a corto plazo. No hay que olvidar que muchos clientes suelen financiar su expansión empresarial a costa de demorar el pago a los proveedores.
 

Fuente; http://www.ganaropciones.com/prevenir.htm

 

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