CAPACITACIÓN EN COBRANZAS

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¿Cómo prevenir la morosidad?

 

DECALOGO DE PREVENCION CONTRA LA MOROSIDAD

 

¿Cómo prevenir la morosidad?La actitud más adecuada que una empresa debe adoptar ante situaciones de morosidad es la prevención. Una correcta política en la gestión de riesgos y cobros puede suponer la clave, no sólo para reducir y minimizar el porcentaje de morosos, sino también como mecanismo adicional que pueda incrementar la rentabilidad . En este nuevo especial de SUPERCONTABLE hemos analizado cuales son las diez principales acciones y/o decisiones que el empresario puede llevar a cabo para evitar posibles situaciones futuras de morosidad o demora en el pago por parte de sus clientes.

 

1. La información es poder.

Poder de decisión sobre si merece o no la pena llevar a cabo la transacción con el cliente en cuestión. En efecto, cuanto mayor sea la cantidad de información que poseemos sobre un cliente, menor será el riesgo de equivocarnos en la decisión de formalizar una relación comercial con el mismo. Sería adecuado establecer una clasificación interna de clientes según su nivel de solvencia, compromiso, etc, y pedir garantías o avales en caso de que el cliente sea clasificado como “dudoso”.

 

2. La importancia de la firma.

Es vital documentar todas las transacciones : contratos, albaranes, órdenes de compra, notas de entrega, etc.

En el caso de las facturas, las condiciones deberán estar perfectamente detalladas, tales como los datos del cliente, características de entrega pactadas, forma y fecha de pago.

El fax es uno de los medios más utilizados a la hora de formalizar una operación comercial entre empresas, de ahí que adquiera una importancia fundamental el hecho de que todos los datos de la operación se encuentren correctamente documentados y que la firma o firmas autorizadas se reciban a través del fax con la suficiente nitidez para no tener problemas en el momento de una futura reclamación o incumplimiento contractual por parte del cliente.

 

3. Como en todo, hay que saber elegir.

Resulta adecuado seleccionar y fijar normas de pago teniendo en cuenta las cualidades específicas de la mercancía o servicio objeto de la transacción. Algunas de esas normas podrían ser las siguientes:

- prepagos para productos perecederos;

- adelantos en gastos soportados con terceros;

- pagos parciales de honorarios por anticipado;

- aplazamientos con afianzamiento;

- tratar de negociar plazos de cobro más cortos;

- incentivar el pronto pago, etc.

Así mismo, también es recomendable formalizar las ventas, en la medida de lo posible, mediante pagarés, letras o cheques con firma autorizada para tener un crédito documentado como mayor protección ante posibles impagos.

Como podemos observar, el cumplimiento del contrato según las condiciones y plazos pactados es tan importante como la correcta elección del instrumento financiero a través del cual vayamos a formalizar la operación.

 

4. Estar al día con posibles clientes morosos.

En efecto, un adecuado seguimiento de clientes habituales en sectores o situaciones de riesgo supondría un buen mecanismo adicional a la hora de reducir el porcentaje de morosidad en la empresa.

 

5. Coherencia y control: dos claves en la política de riesgos de la empresa.

Coherencia en la asunción de riesgos y toma de decisiones, no estableciendo una pauta general de comportamiento, sino adecuándola al tipo de cliente y a la situación del entorno; y control exhaustivo de las excepciones, sometiendo cada una de ellas a un análisis profundo y pormenorizado.

Una medida apropiada sería determinar límites de riesgo según la tipología del cliente, en base a variables como facturación, beneficios, plantilla, antigüedad de la sociedad, actividad, etc. Evitaremos así incurrir en pérdidas elevadas en caso de morosidad. La finalidad consiste en gestionar, de forma casi simultánea, la acción comercial con la política de riesgos.

 

6. El “sexto sentido” puede traicionarnos.

No debemos fiarnos de nuestra intuición a la hora de llevar a cabo una transacción comercial, lo mejor es apostar seguro documentando expedientes específicos para cada cliente, ya sea real o potencial, creando nuestra propia base de datos y actualizándola con frecuencia.

 

7. Hable con su vecino: quizá tenga el mismo problema que usted.

Intercambie información sobre morosos con otras empresas del sector y almacénela mediante la creación y uso de ficheros de morosidad sectorial.

 

8. Condiciones estandarizadas por escrito en todos los documentos.

Establecer condiciones generales de venta, e incluirlas por escrito en pedidos, facturas y documentos habituales; de tal manera que nos aseguremos de que el cliente firme una copia de las condiciones generales de venta para que quede constancia de que las conoce y las ha aceptado.

 

9. Objetivo: cero fallos en la gestión con el cliente.

Verificar la correcta recepción de la mercancía o prestación del servicio según los términos acordados, para que en caso de reclamación por impago o morosidad, el cliente no pueda alegar incumplimiento de las condiciones pactadas en la operación por parte de la empresa.

 

10. Responsabilidad y coherencia de la dirección comercial.

No forzar las ventas ni fijar objetivos de facturación demasiado ambiciosos, ya que una presión excesiva sobre el departamento comercial podría provocar morosidad, y hacer que los comerciales vendan a clientes de dudoso cobro con el fin de alcanzar los objetivos marcados por la dirección.
 


APLICACIÓN DE LA LEY 3/2004 DE LUCHA CONTRA LA MOROSIDAD

 

Por último, debemos tener en cuenta que si la situación de morosidad responde a operaciones comerciales entre empresas o entre empresas y la Administración, entendiendo por empresa a cualquier persona física o jurídica que actúe en el ejercicio de su actividad independiente económica o profesional, resulta de aplicación la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad, que implica algunas ventajas interesantes para los acreedores, especialmente tras su reforma por la Ley 15/2010, de 5 de Julio.

No se aplica esta Ley, sin embargo, a las operaciones comerciales realizadas con consumidores; ni tampoco a los pagos a través de cheque, letra de cambio o pagaré, o a las deudas de aquellas empresas que se encuentren sometidas a un procedimiento concursal, que se rigen por la Ley Concursal.

 

La primera de esas ventajas es que la Ley de Morosidad, con la reforma efectuada por la Ley 15/2010, de 5 de Julio, y adecuándose a lo preceptuado en la Directiva Europea con objeto de recortar las elevadas demoras en los cobros en sectores básicos, establece los plazos de pago que debe cumplir el deudor.

 

Así, el apartado 1 del Artículo 4 establece que el plazo de pago que debe cumplir el deudor, y que no podrá ser ampliado por acuerdo entre las partes, será el siguiente:

 

    a) Sesenta días después de la fecha de recepción de las mercancías o prestación de los servicios. Este plazo de pago no podrá ser ampliado por acuerdo entre las partes.

    b) Si el deudor recibe la factura o la solicitud de pago equivalente antes que los bienes o servicios, sesenta días después de la entrega de los bienes o de la prestación de los servicios.

    c) Si legalmente o en el contrato se ha dispuesto un procedimiento de aceptación o de comprobación mediante el cual deba verificarse la conformidad de los bienes o los servicios con lo dispuesto en el contrato y si el deudor recibe la factura antes de finalizar el período para realizar dicha aceptación, el plazo de pago que debe cumplir el deudor se computará a partir del día de recepción de los bienes o servicios adquiridos y no podrá prolongarse más allá de los sesenta días contados desde la fecha de entrega de la mercancía.

 

Y para que se puedan cumplir esos plazos, los proveedores deberán hacer llegar la factura o solicitud de pago equivalente a sus clientes antes de que se cumplan treinta días desde la fecha de recepción efectiva de las mercancías o prestación de los servicios.

 

Además, y conforme al Artículo 5, el mero incumplimiento del pago en el plazo pactado o legalmente establecido, sin necesidad de aviso de vencimiento ni intimación alguna por parte del acreedor, devengará automáticamente el interés de demora pactado en el contrato o el fijado por esta Ley. En cuanto al cálculo de esos intereses, se aborda el mismo en el apartado correspondiente de esta aplicación.

No obstante lo anterior, y conforme a la Disposición Transitoria Segunda de la Ley 15/2010, de 5 de Julio, los plazos a los que se refiere el Artículo 4 de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, y la disposición adicional única sobre el régimen especial para productos agroalimentarios, en relación a los productos de alimentación que no sean frescos o perecederos, se ajustarán progresivamente, para aquellas empresas que vinieran pactando plazos de pago más elevados, de acuerdo con el siguiente calendario:

 

    - Desde la entrada en vigor de la Ley (7/7/2010) hasta el 31 de Diciembre de 2011, serán de 85 días.

    - Entre el 1 de Enero de 2012 y el 31 de Diciembre de 2012, serán de 75 días.

    - A partir del 1 de Enero de 2013, serán de 60 días.

 

Lo dispuesto en la Disposición Transitoria Segunda de la Ley 15/2010, de 5 de Julio, no será de aplicación a los productos de alimentación frescos y perecederos, para los cuales el plazo de pago a 30 días tendrá efectos inmediatos.

 

Se entenderá por productos de alimentación frescos y perecederos aquéllos que por sus características naturales conservan sus cualidades aptas para comercialización y consumo durante un plazo inferior a treinta días o que precisan de condiciones de temperatura regulada de comercialización y transporte.

 

Los destinatarios de las correspondientes entregas quedarán obligados a documentar, en el mismo acto, la operación de entrega y recepción con mención expresa de su fecha.

 

Del mismo modo, los proveedores deberán indicar en su factura el día del calendario en que debe producirse el pago.

Las facturas deberán hacerse llegar antes de que se cumplan treinta días desde la fecha de entrega y recepción de las mercancías.

Además, y conforme a la Ley, lo que si debe tenerse en cuenta es que la libertad de contratar no debe amparar prácticas abusivas imponiendo cláusulas relativas a plazos de pago más amplios o tipos de interés de demora inferiores a los previstos en la Ley. En este sentido, la reforma llevada a cabo por la Ley 15/2010, de 5 de Julio, insiste en esta línea porque, según reza su Exposición de Motivos, se amplía la posibilidad de que las asociaciones denuncien prácticas abusivas en nombre de sus asociados y se promueve la adopción de códigos de buenas prácticas en materia de pagos.

 

Esta preocupación del legislador se consagra en el Artículo 9 del texto de la Ley; el cual establece, en su apartado 1º, tras su reforma, que "1. Serán nulas las cláusulas pactadas entre las partes sobre la fecha de pago o las consecuencias de la demora que difieran en cuanto al plazo de pago y al tipo legal de interés de demora establecidos con carácter subsidiario en el apartado 1 del Artículo 4 y en el apartado 2 del Artículo 7 respectivamente, así como las cláusulas que resulten contrarias a los requisitos para exigir los intereses de demora del Artículo 6, cuando tengan un contenido abusivo en perjuicio del acreedor, consideradas todas las circunstancias del caso, entre ellas, la naturaleza del producto o servicio, la prestación por parte del deudor de garantías adicionales y los usos habituales del comercio. No podrá considerarse uso habitual del comercio la práctica repetida de plazos abusivos."

 

Es decir, la Ley imputa la nulidad a todas aquellas cláusulas contractuales que modifiquen las previsiones de la Ley en cuanto al plazo de pago, el tipo de interés o los requisitos para exigir interés de demora, si dichas modificaciones se realizan en perjuicio del acreedor.

Y el propio Artículo 9 de la Ley establece una serie de criterios y consideraciones a tener en cuenta para determinar cuándo una determinada cláusula puede considerarse abusiva o en perjuicio del acreedor. Así, señala este precepto que "Para determinar si una cláusula es abusiva para el acreedor, se tendrá en cuenta, entre otros factores, si el deudor tiene alguna razón objetiva para apartarse del plazo de pago y del tipo legal del interés de demora dispuesto en el Artículo 4.1 y en el Artículo 7.2 respectivamente. Asimismo, para determinar si una cláusula es abusiva se tendrá en cuenta, considerando todas las circunstancias del caso, si dicha cláusula sirve principalmente para proporcionar al deudor una liquidez adicional a expensas del acreedor,..."

También será un criterio a considerar para determinar si una cláusula es abusiva, y dado que esta Ley resulta también de aplicación a las operaciones realizadas entre las empresas y la Administración y entre empresas y sus proveedores y subcontratistas, si el contratista principal impone a sus proveedores o subcontratistas unas condiciones de pago que no estén justificadas por razón de las condiciones de que él mismo sea beneficiario o por otras razones objetivas.

 

El apartado 2º de este Artículo 9 prevé que el Juez podrá modificar los acuerdos de las partes si, valoradas las circunstancias del caso, resultaran abusivos para el acreedor; y señala que el juez que declare la invalidez de dichas cláusulas abusivas integrará el contrato con arreglo a lo dispuesto en el artículo 1.258 del Código Civil y dispondrá de facultades moderadoras respecto de los derechos y obligaciones de las partes y de las consecuencias de su ineficacia.

 

Finalmente, la Ley señala que serán igualmente nulas las cláusulas contenidas en las condiciones generales de la contratación que pudieran resultar abusivas conforme a lo dispuesto en el apartado 1 del Artículo 9; y consagra la posibilidad de que se puedan ejercitar contra las mismas las acciones de cesación y de retractación frente a la utilización de  condiciones generales de la contratación, conforme a la Ley 7/1998, de 13 de Abril, sobre Condiciones Generales de la Contratación.

 

Y como segunda ventaja importante, el incumplimiento de los plazos de pago llevará aparejado el devengo de intereses de demora a favor del acreedor, de forma automática y por imperativo legal; es decir, sin que sea necesario previo aviso al deudor ni requerimiento de ninguna clase por parte del acreedor.

 

En cuanto al cálculo del interés de demora, la Ley parte del respeto absoluto a la libertad de pacto, y sólo en defecto de pacto sobre el tipo interés de demora, se acudirá al tipo señalado en la Ley, y que el Ministerio de Economía y Hacienda publicará semestralmente en el «Boletín Oficial del Estado».

 

La tercera ventaja a destacar de esta Ley es el derecho del acreedor a reclamar al deudor una indemnización razonable por los costes de cobro, que se ha visto reforzado con la reforma efectuada por la Ley 15/2010, de 5 de Julio, según la Exposición de Motivos de esta última.

Y se ha reforzado esta posibilidad porque antes de la reforma la indemnización por costes de cobro sólo resultaba exigible en supuestos de reclamación extrajudicial de la deuda, o en aquellos procedimientos judiciales en lo que no se prevé la imposición de costas (en los procesos monitorios, por ejemplo); ya que, si la reclamación era judicial y existía condena en costas, eran éstas las que cubrían los costes de la reclamación. Ahora, sin embargo, y al haber sido eliminada la referencia a las costas judiciales en la nueva redacción del Artículo 8, entendemos que sí se puede reclamar la indemnización por costes de cobro, con independencia de si posteriormente hay condena en costas, en caso de acudir a la vía judicial.

 

Esta indemnización no podrá superar, en ningún caso, el 15 por ciento de la cuantía de la deuda, excepto en los casos en que la deuda no supere los 30.000 euros, en los que el límite de la indemnización estará constituido por el importe de la deuda de que se trate. El porcentaje de esta indemnización entendemos que puede ser objeto de modificación por pacto entre las partes; las cuales podrán acordar la aplicación de un porcentaje de indemnización inferior al 15%.

 

El último beneficio para el acreedor derivado de esta Ley a destacar es la posibilidad de pactar cláusulas de reserva de dominio, sin necesidad de su inscripción en el Registro, a los efectos de que el vendedor conserve la propiedad de los bienes hasta el pago total de la deuda, reteniendo incluso la documentación acreditativa de la titularidad de los bienes sobre los que se haya establecido la reserva de dominio.

 

 

Fuente: http://www.supercontable.com/articulos/morosos/articulos/prevenir_morosidad.htm

 

 

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