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Consejos prácticos para prevenir impagos
empresariales
Pere J. Brachfield
Director del Centro de Estudios de Morosología
Miércoles, 26 de noviembre de 2008
Introducción
 Muchas
empresas tienen todavía una visión miope de sus objetivos, puesto que sólo dan
prioridad absoluta a la función de vender. Aunque vender es importante, lo que
realmente hay que conseguir es vender con beneficio y cobrar lo antes posible
los productos que se han vendido a los clientes. Si una empresa no sigue este
principio no sobrevivirá mucho tiempo en el mercado actual. Hoy en día, la
mayoría de las empresas están obligadas por los condicionantes del mercado a
conceder crédito a sus clientes. Sin embargo, no todas están tomando las
precauciones más elementales para evitar los impagos y los retrasos en el cobro.
Con las restricciones de liquidez, el mayor rigor de las entidades financieras a
la hora de otorgar créditos, sumado a la constante subida de los tipos de
interés, la morosidad está aumentando de forma exponencial en España. Las
estadísticas de los últimos meses revelan un vertiginoso aumento de los impagos
empresariales y de los retrasos en el pago de las facturas vencidas. Este
problema se está agudizando de forma preocupante en algunos sectores,
verbigracia en el de la construcción. La perspectiva para el año 2009 es que los
impagos empresariales van a continuar aumentando de forma imparable.
En la actual crisis de morosidad, las empresas proveedoras de bienes y servicios
deben concienciarse de que cuando otorgan aplazamientos de pago a sus
compradores están actuando como banqueros, por lo tanto la concesión de créditos
a clientes debe hacerse bajo unos procedimientos que evalúen la solvencia y
capacidad de pago de los deudores.
Este informe, realizado por el Centro de Estudios de Morosología de EAE Business
School, explica cómo usar eficazmente las herramientas para aminorar el riesgo
de impago y evitar los clientes morosos, así como algunos procedimientos
prácticos que cualquier empresa puede incorporar fácilmente.
Consejos prácticos para evitar los impagos empresariales
Primer principio: los impagos no son una fatalidad. Si la empresa adopta una
serie de precauciones básicas antes de conceder créditos a sus clientes, si
adopta una serie de medidas preventivas que a continuación expondremos, si
gestiona correctamente sus cuentas por cobrar y si reacciona rápidamente en caso
de problemas, puede minimizar los incobrables.
Un principio fundamental: no hay que forzar nunca las ventas. Muchas empresas se
quejan de que tienen muchos impagados pero no detectan cuál es una de las causas
más frecuentes de la morosidad: la política comercial de la propia empresa. Una
máxima en las ventas a crédito es: "A mayor presión por vender, más impagos".
No fiarse de las apariencias. Por muy buena imagen que ofrezca un posible
comprador, es aconsejable investigar que hay detrás de la fachada de este futuro
cliente, a veces con un poco de esfuerzo de investigación se descubre la cara
oculta de las empresas.
Extremar las precauciones con las empresas recién constituidas. Las estadísticas
nos revelan que la mitad de las empresas creadas en España desaparece en los
primeros cuatro años de vida.
Pedir un informe jurídico sobre el cliente. Una buena medida para aumentar la
seguridad de las operaciones es el conocimiento jurídico del cliente. Esto se
consigue comprobando todos sus datos, ya que hay morosos que, para defraudar a
sus acreedores, utilizan empresas no constituidas legalmente o que no están
inscritas en el registro mercantil.
Pedir informes comerciales investigados y actualizados para todo nuevo cliente.
Antes de vender a crédito se recomienda pedir informes de la solvencia,
liquidez, arraigo, capacidad de pagos y seriedad mercantil del cliente: una
buena información comercial puede evitar muchos morosos. En caso de no estar
seguros de la solvencia de un nuevo cliente, es recomendable solicitar un
informe investigado y actualizado, que no es costoso teniendo en cuenta el
dinero que puede ahorrar a las empresas.
Comprobar que la dimensión de la empresa del cliente es adecuada al nivel de
riesgo asumido. Se comprueba que el comprador tiene recursos propios suficientes
para endeudarse en una operación con pago aplazado. Por ejemplo, un proveedor
que vende 30.000 euros a crédito a una microempresa con un capital social de
3.000 euros, asume un riesgo considerable ya que existe una desproporción entre
el importe de la transacción comercial y los fondos propios del cliente.
Establecer una política de créditos y un manual de procedimientos. Es
recomendable redactar una política de créditos y cobros coherente con la
situación y un decálogo de procedimientos que contenga las normas de actuación
en materia de concesión de créditos y acción de cobro, y mentalizar a todos los
empleados de ventas y de administración de clientes para que sigan al pie de la
letra el manual de procedimientos.
Otorgar a cada cliente un límite de riesgo. Establecer un límite de riesgo para
cada cliente, esto es, la cantidad máxima de crédito que estamos dispuestos a
arriesgar con el cliente y que no vamos a sobrepasar en ningún momento si no es
con la autorización de algún directivo
responsable. Gracias a los límites de riesgo se evitarán pérdidas elevadas si se
produce una situación de morosidad.
Pedir referencias a otros proveedores. El mejor informe sobre los hábitos de
pago de un nuevo comprador nos lo pueden dar proveedores que llevan tiempo
trabajando con el cliente y que no sean competidores directos.
Hacer firmar a todos los clientes un buen contrato. El contrato es la pieza
clave del éxito de las operaciones; si reúne los requisitos legalmente exigidos,
el deudor queda obligado a asumir lo pactado, sin posibilidad de eludirlo o dar
marcha atrás a los acuerdos asumidos y obligaciones adquiridas. Desde un punto
de vista preventivo, el contrato es el documento que permite garantizar y
proteger jurídicamente los intereses del acreedor.
Aceptación de las condiciones generales de venta. Una forma de proteger los
intereses del proveedor sin necesidad de firmar un contrato con cada cliente es
establecer unas condiciones generales de venta. Las condiciones generales de
venta son las normas para la venta que el proveedor ha fijado y que aplica a
todos los clientes. Estas condiciones se pueden incluir en el dorso de la hoja
de pedido o de la propuesta de pedido.
La necesidad de documentar las operaciones comerciales. En la práctica del día a
día las empresas suelen admitir pedidos telefónicos o verbales de sus
compradores, y no exigen la firma y sellado de los albaranes (o de las facturas)
por una persona responsable con el fin de agilizar los trámites y no retrasar el
tráfico mercantil con formalidades administrativas.
La documentación necesaria para reclamar una deuda derivada de un impago
comercial consiste en tres documentos: un pedido, un albarán y una factura. Con
la posesión de estos tres documentos mercantiles, el acreedor verá totalmente
blindado su derecho de cobro y podrá demostrar perfectamente la existencia de
una deuda, de modo que el moroso no tendrá ninguna escapatoria legal para dejar
de pagar la operación comercial.
Evitar los fallos en el momento de la venta; ser irreprochable. Las empresas que
venden productos o servicios deben tener como objetivo el tener “cero” fallos en
su actuación y ofrecer un servicio de calidad a los clientes. La empresa
proveedora debe haber actuado de forma irreprochable y poder demostrarlo en
cualquier momento: cumplir con todos los requisitos de cantidad, calidad, plazo
de entrega, precio, facturación, etc.
La gestión pro-activa en el cobro. La empresa debe establecer mecanismos que
permitan una gestión pro-activa de los impagados. La pro-actividad consiste en
adelantarse a los acontecimientos y evitar así los problemas mediante una acción
adecuada.
Establecer un sistema activo de cobro. En lugar de dejar que el cliente efectúe
los pagos de las facturas al vencimiento por medio de transferencia bancaria, es
mejor domiciliar los cobros en una cuenta bancaria y utilizar el adeudo en
cuenta mediante la norma bancaria del cuaderno 58, la del cuaderno 19 o la del
cuaderno 32.
El control de saldos vencidos. El departamento de créditos debe utilizar unos
listados mensuales de saldos vencidos y no vencidos que controlan los saldos de
clientes, con el fin de detectar los atrasos y priorizar las acciones de cobro.
El control de efectos y recibos impagados. Con periodicidad semanal, el servicio
de cobros trabajará con un listado de giros y recibos impagados –efectos que no
han sido atendidos por la entidad bancaria del cliente– y realizará las acciones
de cobro pertinentes.
Contratar un seguro de crédito o servicios de factoring. En el mercado existen
varios servicios financieros y de seguros que eliminan o minimizan el riesgo del
crédito de clientes y aseguran el cobro de las operaciones comerciales. El
seguro de crédito cubre la totalidad de los riesgos de crédito de clientes, de
forma que el asegurador pueda obtener una cartera de riesgos diversificada, que
limite su riesgo y permita así una tarificación ventajosa.
El factoring es un contrato de cesión de créditos entre una empresa proveedora
que mantiene crédito interempresarial con sus clientes y una sociedad financiera
especializada en servicios de factoring, la cual anticipa la liquidación de una
parte importante de los fondos correspondientes a las facturas cedidas.
Fuente: https://test.eae.es/content/pdf/consejos-para-prevenir-impagos-empresariales-nov08_rev.pdf
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